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Los sistemas de información y su impacto en las organizaciones
Universidad Austral de Chile
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Instituto de Administración
Ensayo
“Los sistemas de información y su impacto en las organizaciones”
Alumno : Pablo Navarro Ferrada
Asignatura: Sistemas de información empresarial
Profesor: Cristian Salazar
.
Valdivia, Lunes 7 de Junio de 2010
Pablo Navarro Ferrada
Sistemas de Información Empresarial
Introducción
Desde que apareció el hombre en la tierra, la necesidad de comunicarse y socializar se han hecho presente. Con el pasar del tiempo estas necesidades se han ido acrecentando llevando al hombre a generar una serie de inventos que lo han ayudado a satisfacer en parte estas necesidades, pero que también han contribuido a crear otras nuevas. La aparición del telégrafo, teléfono, televisión y radio son solo una muestra del avance que se ha logrado en el tema de las comunicaciones y conexión de la sociedad.
| Actualmente nos damos cuenta que las empresas que conocemos cuentan con sistemas de comunicación mucho mas avanzados gracias al desarrollo del computador, las redes y el auge de la internet. Por ende las actuales organizaciones son entes complejos, interconectados y con diferentes ramificaciones y áreas a nivel mundial que evolucionan día a día gracias al aumento de las comunicaciones y a las exigencias de la propia sociedad. Ante esto se hace necesario que los sistemas de información puedan manejar una mayor cantidad de datos, que pueden almacenar y generar soluciones. Estos sistemas y su complejidad muchas veces escapa a nuestra imaginación, a modo de ejemplo podemos pensar en wikipedia una enciclopedia utilizada por muchos estudiantes a nivel mundial, la cual se ha convertido en una inmensa base de datos que está disponible las 24 hrs para cuando uno desee utilizarla, la cual proporcionara información útil y veras para cuando el usuario o alguna organización la necesite.
En la actualidad existen una gran cantidad de sistemas de información aplicables a diferentes áreas, como medicina, defensa y educación entre otras. Los cuales buscan crear valor en especial si se trata de alguna compañía u organización que busca entregar servicios.
En el siguiente trabajo intentaremos dar a conocer lo que son y cual es el impacto que han tenidos los sistemas de información en las organizaciones de hoy. Abarcaremos una serie de conceptos que ayudaran a la mejor comprensión del tema.
Desarrollo
¿Qué son los sistemas de información?
Las definiciones que podemos encontrar en la web son variadas respecto a este concepto. Según la enciclopedia Wikipedia un sistema de información comprende un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, los cuales se encuentran organizados y listos para su posterior uso, se encargaran de cubrir alguna necesidad (objetivo).
Pero estos sistemas de información se encuentran compuestos por una serie de elementos (personas, datos, actividades, recursos) que interactúan entre si para lograr procesar los datos y generar una información más elaborada con el fin de distribuirla en la organización en función de los objetivos que ella posea.
Otros autores señalan que en la actualidad los sistemas de información son vistos como una oportunidad para lograr ventajas competitivas en el área de negocios. Son considerados una herramienta para poder mejorar la estructura competitiva del negocio. En términos generales estos sistemas de información se encargan de determinar la demanda de aplicaciones y otros elementos que requiere la organización para su mejor funcionamiento.
Entre los diversos beneficios que estos generan, podemos destacar:
• Incremento de los volúmenes de venta.
• Incremento y mejora del nivel de servicio a los clientes.
• Incremento de la productividad y reducción de costos.
• Mejora en la eficiencia de los recursos económicos de la empresa.
Nos podemos dar cuenta que los sistemas de información se centran en la mejora de las organizaciones. En consecuencia se hace necesario establecer una definición para lo que es una organización. La definición que encontramos en el portal Gestiopolis nos señala que las Organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos que tienen la finalidad de cumplir metas y objetivos. A nivel mundial existen una infinidad de organizaciones por ejemplo: universidades, colegios, empresas de servicios, la familia, etc cada uno con sus respectivas características especificas que apuntan a una meta a cumplir.
Según Beckles la organización es una estructura de relaciones entre personas, trabajos y recursos. Estas personas generan relaciones, pero para no generar caos están regidas por estructuras formales. Dentro de la organización estas personas interactúan con el fin de alcanzar el objetivo (información, procedimientos, ventas, relaciones sociales, etc)
Ahora que hemos logrado establecer lo que son los sistemas de información y lo que son las organizaciones podemos establecer ciertas clasificaciones de sistemas de información entre las cuales podemos nombrar:
• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): gestionan la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
• Sistema de información gerencial (MIS): orientado a solucionar problemas empresariales en general.
• Sistema de soporte a decisiones (DSS): herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio, con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Sistema de información ejecutiva (EIS): herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
• Sistema de automatización de oficinas (OAS): son aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
• Sistema experto (SE): se encargan de emular el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
• Sistema de planificación de recursos (ERP): integra la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
La siguiente imagen nos muestra la evolución que han tenido estos sistemas con el pasar de los años
Cuando una organización quiere mejorar su sistema de información, esta debe abarcar 6 etapas clave para que todo el proceso tenga éxito: preparación del proyecto, análisis de las necesidades, diseño, selección, puesta en marcha y gestión. La idea de seguir estos pasos es encontrar una solución que este bien fundamentada y analizada.
En lo que respecta a la puesta en marcha del sistema de información, debemos comprender que no pueden haber dos planes de puesta en marcha iguales, aun cuando el producto que se está instalando sea el mismo. También debemos comprender las capacidades que posee nuestro personal y los recursos con que cuenta la organización, ya que por lo general esto significara que la puesta en marcha se realice en diversas fases (cada fase correspondiente a un modulo del programa). Para la primera fase debemos elegir el nivel que tenga más posibilidades de éxito, es decir aquel que presente el mayor grado de estandarización dentro de la entidad o dicho en otras palabras aquel que esté más preparado para la conversión de datos. En esta primera fase nos encontraremos con un montón de problemas e imprevistos los cuales se irán solucionando a medida que vallan apareciendo. Atreves de las enseñanzas de la primera fase de la puesta en marcha, la organización debería poder mejorar el plan de implementación de todas las demás áreas.
Uno de los errores que se dan frecuentemente radica en que las organizaciones adquieren aplicaciones informáticas que solo satisfacen sus necesidades actuales y para cuando terminan de ponerlas en marcha, el crecimiento y necesidades de la empresa ya han superado con creses esa capacidad. Se recomienda elegir aplicaciones que sirvan mas allá de las necesidades presentes, por ende el plan de puesta en marcha de largo plazo deberá incluir información sobre el modo y el momento en que la organización provee utilizar estas nuevas funciones.
Otro punto a considerar es el que involucra la mantención de estos sistemas. La organización deberá estar consciente de que es necesario establecer ciertos niveles de seguridad, los cuales deberán ser diarios, semanales o trimestrales dependiendo de los recursos con que cuente la organización para realizarlos. Además se deberán contar con estrategias para el almacenamiento de la información en algún sitio alternativo, esto debido a que pueden ocurrir desastres naturales o algún otro tipo de imprevisto que haga que se pierda la información. Dependiendo del tipo de organización que estemos hablando, debemos preocuparnos de proteger bien la información, debido a que en muchos casos esa información se constituye en el bien más importante que pueda tener una organización.
Las empresas al implantar estos sistemas de información caen en la necesidad de instruir a su personal con el objetivo de sacarle el mejor provecho a la inversión realizada. La capacitación se convierte en la herramienta principal para lograr entregar a las personas las habilidades necesarias para que realicen su trabajo de la mejor forma posible. Esta capacitación puede abarcar desde pequeños cursos sobre la terminología del sistema hasta cursos más avanzados que ayuden a comprender el funcionamiento de los nuevos sistemas.
A continuación mostramos algunos de los objetivos que se persiguen con la capacitación de las organizaciones:
• Generar recursos humanos altamente calificados en lo que respecta a conocimiento, habilidades y actitudes para lograr un mejor desempeño del trabajo realizado.
• Lograr un mayor grado de responsabilidad hacia la empresa.
• Mantener a los empleados permanentemente actualizados frente a los cambios científicos y tecnológicos que se generen.
• Lograr cambios en el comportamiento con el objeto de mejorar las relaciones interpersonales entre los integrantes de una empresa.
Una de las formas de expresión de las mejoras que generan los nuevos sistemas de información la constituyen los e-bussines. Los cuales nacen con la llegada de la internet en la década de los 90’. La idea de las empresas era que internet se convirtiera en una gran vitrina para poder mostrar sus productos. Con el tiempo el e-bussines fue evolucionando, llegando a brindar la posibilidad de efectuar transacciones en línea, todo esto gracias a la evolución que han tenido los sistemas de información llegando con el e-bussines a abarcar todo el espectro que involucra la venta del mercado.
Por otra parte el e-commerce se constituye en el complemento ideal para los nuevos tipos de negocios gracias a su integración con los nuevos sistemas de información. El e-commerce consiste en la compra y venta de productos o servicios a través de medios electrónicos como la internet, usando como forma de pago medios electrónicos, tales como las tarjetas de crédito. En resumen con el e-commerce podemos realizar la totalidad de las actividades involucradas en la gestión de un negocio (ofrecer productos, buscar tecnologías, hacer negociaciones, seleccionar transporte y seguros, realizar trámites bancarios, pagar, cobrar, es decir todas aquellas operaciones que requiere el comercio electrónico.
Stakeholders
Los Stakeholders se refieren a los interesados directos e indirectos de una empresa que teniendo algún tipo de interés en las operaciones empresariales, le brindan su apoyo y ante los cuales la organización es responsable. Es decir se entenderá por stakeholder a todas aquellas personas, grupos, empresas, la comunidad y la sociedad en cuanto tienen interés en la existencia y desarrollo de una empresa y su sobrevivencia. Estos grupos pueden afectar o verse afectados por las decisiones de la empresa en la cual están interesados.
Existen dos tipos de intereses dentro de los stakeholders:
Intereses directos.
• Propietarios
• Directivos
• Trabajadores
• Proveedores
• Clientes
Intereses Indirectos.
• Administración publica
• Competidores
• Defensores de los clientes
• Ecologistas
• Grupos de interés específicos
• Comunidad local
• Sociedad en general
• Medios de comunicación
En el presente dibujo se a dado prioridad a algunos grupos de los stakeholders basándose en el impacto como en la influencia que tienen en las empresas
• Inversores y entidades financieras: creación de valor para ambas empresas, es decir los inversores y las entidades financieras con la empresa.
• Clientes: la empresa tendrá la obligación de mantener un contacto sostenido con sus clientes y hacerlos parte del desarrollo de la responsabilidad social empresarial.
• Empleados: la empresa tendrá un constante compromiso con sus empleados defendiendo sus derechos y buscando mejorar su calidad de vida.
• Aliados estratégicos y proveedores: la empresa crea alianzas estratégicas con el objetivo de generar valor agregado con sus aliados y proveedores.
• Administraciones y reguladores: crear compromiso con el medio ambiente y con la sociedad donde se desarrolla la actividad empresarial.
• Propietarios y comunidades de vecinos: es similar al concepto anterior (se relaciona)
• Sociedad y público en general: compromiso con el medio ambiente y trabajo en conjunto con la sociedad.
• Creadores de opinión y conocimiento: aparte del compromiso con la sociedad, tratan además de mejorar la calidad de vida de la comunidad.
En la actualidad podemos darnos cuenta del nivel de tecnología que hay en las organizaciones y como estas influyen en el desarrollo de las mismas (economía digital). En nuestro país se realizan diferentes estudios al respecto entre los cuales destaca el ENTI desarrollado por el centro de estudios tecnológicos de la universidad católica. Este estudio tiene la finalidad de poder facilitar al mercado y sus actores información confiable e imparcial. Se constituye en un aporte a lo que es la utilización y desarrollo de las tecnologías de la información al interior de las instituciones, con el objetivo de que el país se pueda competir en un importante actor a nivel internacional.
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Instituto de Administración
Ensayo
“Los sistemas de información y su impacto en las organizaciones”
Alumno : Pablo Navarro Ferrada
Asignatura: Sistemas de información empresarial
Profesor: Cristian Salazar
.
Valdivia, Lunes 7 de Junio de 2010
Pablo Navarro Ferrada
Sistemas de Información Empresarial
Introducción
Desde que apareció el hombre en la tierra, la necesidad de comunicarse y socializar se han hecho presente. Con el pasar del tiempo estas necesidades se han ido acrecentando llevando al hombre a generar una serie de inventos que lo han ayudado a satisfacer en parte estas necesidades, pero que también han contribuido a crear otras nuevas. La aparición del telégrafo, teléfono, televisión y radio son solo una muestra del avance que se ha logrado en el tema de las comunicaciones y conexión de la sociedad.
| Actualmente nos damos cuenta que las empresas que conocemos cuentan con sistemas de comunicación mucho mas avanzados gracias al desarrollo del computador, las redes y el auge de la internet. Por ende las actuales organizaciones son entes complejos, interconectados y con diferentes ramificaciones y áreas a nivel mundial que evolucionan día a día gracias al aumento de las comunicaciones y a las exigencias de la propia sociedad. Ante esto se hace necesario que los sistemas de información puedan manejar una mayor cantidad de datos, que pueden almacenar y generar soluciones. Estos sistemas y su complejidad muchas veces escapa a nuestra imaginación, a modo de ejemplo podemos pensar en wikipedia una enciclopedia utilizada por muchos estudiantes a nivel mundial, la cual se ha convertido en una inmensa base de datos que está disponible las 24 hrs para cuando uno desee utilizarla, la cual proporcionara información útil y veras para cuando el usuario o alguna organización la necesite.
En la actualidad existen una gran cantidad de sistemas de información aplicables a diferentes áreas, como medicina, defensa y educación entre otras. Los cuales buscan crear valor en especial si se trata de alguna compañía u organización que busca entregar servicios.
En el siguiente trabajo intentaremos dar a conocer lo que son y cual es el impacto que han tenidos los sistemas de información en las organizaciones de hoy. Abarcaremos una serie de conceptos que ayudaran a la mejor comprensión del tema.
Desarrollo
¿Qué son los sistemas de información?
Las definiciones que podemos encontrar en la web son variadas respecto a este concepto. Según la enciclopedia Wikipedia un sistema de información comprende un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, los cuales se encuentran organizados y listos para su posterior uso, se encargaran de cubrir alguna necesidad (objetivo).
Pero estos sistemas de información se encuentran compuestos por una serie de elementos (personas, datos, actividades, recursos) que interactúan entre si para lograr procesar los datos y generar una información más elaborada con el fin de distribuirla en la organización en función de los objetivos que ella posea.
Otros autores señalan que en la actualidad los sistemas de información son vistos como una oportunidad para lograr ventajas competitivas en el área de negocios. Son considerados una herramienta para poder mejorar la estructura competitiva del negocio. En términos generales estos sistemas de información se encargan de determinar la demanda de aplicaciones y otros elementos que requiere la organización para su mejor funcionamiento.
Entre los diversos beneficios que estos generan, podemos destacar:
• Incremento de los volúmenes de venta.
• Incremento y mejora del nivel de servicio a los clientes.
• Incremento de la productividad y reducción de costos.
• Mejora en la eficiencia de los recursos económicos de la empresa.
Nos podemos dar cuenta que los sistemas de información se centran en la mejora de las organizaciones. En consecuencia se hace necesario establecer una definición para lo que es una organización. La definición que encontramos en el portal Gestiopolis nos señala que las Organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos que tienen la finalidad de cumplir metas y objetivos. A nivel mundial existen una infinidad de organizaciones por ejemplo: universidades, colegios, empresas de servicios, la familia, etc cada uno con sus respectivas características especificas que apuntan a una meta a cumplir.
Según Beckles la organización es una estructura de relaciones entre personas, trabajos y recursos. Estas personas generan relaciones, pero para no generar caos están regidas por estructuras formales. Dentro de la organización estas personas interactúan con el fin de alcanzar el objetivo (información, procedimientos, ventas, relaciones sociales, etc)
Ahora que hemos logrado establecer lo que son los sistemas de información y lo que son las organizaciones podemos establecer ciertas clasificaciones de sistemas de información entre las cuales podemos nombrar:
• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): gestionan la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
• Sistema de información gerencial (MIS): orientado a solucionar problemas empresariales en general.
• Sistema de soporte a decisiones (DSS): herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio, con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Sistema de información ejecutiva (EIS): herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
• Sistema de automatización de oficinas (OAS): son aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
• Sistema experto (SE): se encargan de emular el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
• Sistema de planificación de recursos (ERP): integra la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
La siguiente imagen nos muestra la evolución que han tenido estos sistemas con el pasar de los años
Cuando una organización quiere mejorar su sistema de información, esta debe abarcar 6 etapas clave para que todo el proceso tenga éxito: preparación del proyecto, análisis de las necesidades, diseño, selección, puesta en marcha y gestión. La idea de seguir estos pasos es encontrar una solución que este bien fundamentada y analizada.
En lo que respecta a la puesta en marcha del sistema de información, debemos comprender que no pueden haber dos planes de puesta en marcha iguales, aun cuando el producto que se está instalando sea el mismo. También debemos comprender las capacidades que posee nuestro personal y los recursos con que cuenta la organización, ya que por lo general esto significara que la puesta en marcha se realice en diversas fases (cada fase correspondiente a un modulo del programa). Para la primera fase debemos elegir el nivel que tenga más posibilidades de éxito, es decir aquel que presente el mayor grado de estandarización dentro de la entidad o dicho en otras palabras aquel que esté más preparado para la conversión de datos. En esta primera fase nos encontraremos con un montón de problemas e imprevistos los cuales se irán solucionando a medida que vallan apareciendo. Atreves de las enseñanzas de la primera fase de la puesta en marcha, la organización debería poder mejorar el plan de implementación de todas las demás áreas.
Uno de los errores que se dan frecuentemente radica en que las organizaciones adquieren aplicaciones informáticas que solo satisfacen sus necesidades actuales y para cuando terminan de ponerlas en marcha, el crecimiento y necesidades de la empresa ya han superado con creses esa capacidad. Se recomienda elegir aplicaciones que sirvan mas allá de las necesidades presentes, por ende el plan de puesta en marcha de largo plazo deberá incluir información sobre el modo y el momento en que la organización provee utilizar estas nuevas funciones.
Otro punto a considerar es el que involucra la mantención de estos sistemas. La organización deberá estar consciente de que es necesario establecer ciertos niveles de seguridad, los cuales deberán ser diarios, semanales o trimestrales dependiendo de los recursos con que cuente la organización para realizarlos. Además se deberán contar con estrategias para el almacenamiento de la información en algún sitio alternativo, esto debido a que pueden ocurrir desastres naturales o algún otro tipo de imprevisto que haga que se pierda la información. Dependiendo del tipo de organización que estemos hablando, debemos preocuparnos de proteger bien la información, debido a que en muchos casos esa información se constituye en el bien más importante que pueda tener una organización.
Las empresas al implantar estos sistemas de información caen en la necesidad de instruir a su personal con el objetivo de sacarle el mejor provecho a la inversión realizada. La capacitación se convierte en la herramienta principal para lograr entregar a las personas las habilidades necesarias para que realicen su trabajo de la mejor forma posible. Esta capacitación puede abarcar desde pequeños cursos sobre la terminología del sistema hasta cursos más avanzados que ayuden a comprender el funcionamiento de los nuevos sistemas.
A continuación mostramos algunos de los objetivos que se persiguen con la capacitación de las organizaciones:
• Generar recursos humanos altamente calificados en lo que respecta a conocimiento, habilidades y actitudes para lograr un mejor desempeño del trabajo realizado.
• Lograr un mayor grado de responsabilidad hacia la empresa.
• Mantener a los empleados permanentemente actualizados frente a los cambios científicos y tecnológicos que se generen.
• Lograr cambios en el comportamiento con el objeto de mejorar las relaciones interpersonales entre los integrantes de una empresa.
Una de las formas de expresión de las mejoras que generan los nuevos sistemas de información la constituyen los e-bussines. Los cuales nacen con la llegada de la internet en la década de los 90’. La idea de las empresas era que internet se convirtiera en una gran vitrina para poder mostrar sus productos. Con el tiempo el e-bussines fue evolucionando, llegando a brindar la posibilidad de efectuar transacciones en línea, todo esto gracias a la evolución que han tenido los sistemas de información llegando con el e-bussines a abarcar todo el espectro que involucra la venta del mercado.
Por otra parte el e-commerce se constituye en el complemento ideal para los nuevos tipos de negocios gracias a su integración con los nuevos sistemas de información. El e-commerce consiste en la compra y venta de productos o servicios a través de medios electrónicos como la internet, usando como forma de pago medios electrónicos, tales como las tarjetas de crédito. En resumen con el e-commerce podemos realizar la totalidad de las actividades involucradas en la gestión de un negocio (ofrecer productos, buscar tecnologías, hacer negociaciones, seleccionar transporte y seguros, realizar trámites bancarios, pagar, cobrar, es decir todas aquellas operaciones que requiere el comercio electrónico.
Stakeholders
Los Stakeholders se refieren a los interesados directos e indirectos de una empresa que teniendo algún tipo de interés en las operaciones empresariales, le brindan su apoyo y ante los cuales la organización es responsable. Es decir se entenderá por stakeholder a todas aquellas personas, grupos, empresas, la comunidad y la sociedad en cuanto tienen interés en la existencia y desarrollo de una empresa y su sobrevivencia. Estos grupos pueden afectar o verse afectados por las decisiones de la empresa en la cual están interesados.
Existen dos tipos de intereses dentro de los stakeholders:
Intereses directos.
• Propietarios
• Directivos
• Trabajadores
• Proveedores
• Clientes
Intereses Indirectos.
• Administración publica
• Competidores
• Defensores de los clientes
• Ecologistas
• Grupos de interés específicos
• Comunidad local
• Sociedad en general
• Medios de comunicación
En el presente dibujo se a dado prioridad a algunos grupos de los stakeholders basándose en el impacto como en la influencia que tienen en las empresas
• Inversores y entidades financieras: creación de valor para ambas empresas, es decir los inversores y las entidades financieras con la empresa.
• Clientes: la empresa tendrá la obligación de mantener un contacto sostenido con sus clientes y hacerlos parte del desarrollo de la responsabilidad social empresarial.
• Empleados: la empresa tendrá un constante compromiso con sus empleados defendiendo sus derechos y buscando mejorar su calidad de vida.
• Aliados estratégicos y proveedores: la empresa crea alianzas estratégicas con el objetivo de generar valor agregado con sus aliados y proveedores.
• Administraciones y reguladores: crear compromiso con el medio ambiente y con la sociedad donde se desarrolla la actividad empresarial.
• Propietarios y comunidades de vecinos: es similar al concepto anterior (se relaciona)
• Sociedad y público en general: compromiso con el medio ambiente y trabajo en conjunto con la sociedad.
• Creadores de opinión y conocimiento: aparte del compromiso con la sociedad, tratan además de mejorar la calidad de vida de la comunidad.
En la actualidad podemos darnos cuenta del nivel de tecnología que hay en las organizaciones y como estas influyen en el desarrollo de las mismas (economía digital). En nuestro país se realizan diferentes estudios al respecto entre los cuales destaca el ENTI desarrollado por el centro de estudios tecnológicos de la universidad católica. Este estudio tiene la finalidad de poder facilitar al mercado y sus actores información confiable e imparcial. Se constituye en un aporte a lo que es la utilización y desarrollo de las tecnologías de la información al interior de las instituciones, con el objetivo de que el país se pueda competir en un importante actor a nivel internacional.
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